Glosario

Glosario de software empresarial, facturación electrónica e inteligencia artificial

Definiciones claras de los términos que usamos en la Plataforma SaaS IAnalitics, el Agente IA de WhatsApp, los manuales y el blog. Cada una enlaza a donde lo explicamos a fondo.

Facturación y nómina electrónica en Colombia

Factura electrónica de venta: Factura que se genera en formato digital con los requisitos técnicos de la DIAN. En Colombia, la DIAN la valida antes de que llegue al comprador y, si la aprueba, queda identificada con un código único, el CUFE. Guía de facturación electrónica →
CUFE: Código Único de Factura Electrónica. Identifica cada factura validada y permite consultarla y verificarla ante la DIAN. Guía de facturación electrónica →
Proveedor tecnológico: Empresa habilitada por la DIAN para generar y transmitir los documentos electrónicos de otras: facturas, notas y nómina. No es la única opción: una empresa también puede habilitarse con software propio, adquirido a un fabricante, y transmitir directamente. Así funciona IAnalitics. Cómo funciona en IAnalitics →
Software propio: Modalidad en la que la empresa se habilita ante la DIAN con un software que desarrolló o adquirió a un fabricante, firma sus documentos con su propio certificado y los transmite directamente, sin proveedor tecnológico. Cada tipo de documento (factura, tiquete POS, nómina, documento soporte) se habilita por separado. Así funciona IAnalitics: es el fabricante del software y cada empresa se habilita con él. Manual de facturación electrónica →
Certificado de firma digital: Archivo que una entidad de certificación digital emite a nombre de la empresa y con el que firma sus documentos electrónicos: prueba quién los expidió y que no se alteraron. Tiene vigencia y se renueva antes de que venza. Cómo se carga en IAnalitics →
RADIAN: Registro de la DIAN donde comprador y vendedor dejan constancia de lo que pasa con una factura electrónica: acuse de recibo, recibo del bien o servicio, aceptación o reclamo. La aceptación permite que la factura circule como título valor. Eventos RADIAN en IAnalitics →
Nota crédito: Documento electrónico que corrige total o parcialmente una factura ya emitida, por ejemplo por una devolución, un descuento o un error en el valor. Una factura validada no se borra: se corrige con una nota. Manual de facturación electrónica →
Documento soporte: Documento electrónico que genera el comprador cuando adquiere bienes o servicios a personas no obligadas a expedir factura, para soportar ese costo o gasto ante la DIAN. Manual de facturación electrónica →
Nómina electrónica: Documento soporte de pago de nómina que el empleador transmite a la DIAN para que los pagos laborales se acepten como costo o deducción en renta. No es el pago a los empleados ni la planilla de seguridad social (PILA): son tres obligaciones distintas. Guía de nómina electrónica →
Responsabilidad 52 en el RUT: Código del RUT que identifica a una empresa como facturador electrónico. Es uno de los trámites que conviene tener listos antes de emitir la primera factura. Guía de facturación electrónica →

Inventario, compras y ventas

Inventario por bodegas: Control de existencias separado por almacén o bodega: qué hay, dónde está y cuánto vale en cada sitio, con traslados entre ellos que dejan rastro. Manual de Inventario →
Stock mínimo y máximo: Límites que se fijan para cada producto. Al llegar al mínimo, el sistema alerta que hay que reponer antes de que se agote; el máximo evita comprar de más y dejar capital quieto en bodega. Manual de Inventario →
Requisición de compra: Solicitud interna de un área para comprar algo. Pasa por aprobación antes de convertirse en orden de compra; en IAnalitics cada requisición lleva un folio único y se aprueba por roles. Manual de Compras →
Orden de compra: Documento que la empresa le envía al proveedor con lo que compra, las cantidades, los precios y las condiciones. Después sirve para recibir la mercancía y revisar la factura del proveedor. Manual de Compras →
Rotación de inventario: Indicador de cuántas veces se renueva el inventario en un periodo. Una rotación baja señala capital inmovilizado en productos que no salen; una muy alta puede anticipar faltantes. Manual de tableros e indicadores →
Lector de código de barras: Escáner que lee el código impreso en cada producto para registrar ventas, entradas o salidas sin digitar. Por sí solo no cuadra el inventario: necesita un software que descuente cada movimiento. Qué mirar antes de comprar →
Margen sobre el costo: Porcentaje que se suma al costo de un producto para calcular su precio de venta. No es lo mismo que la utilidad sobre el precio: un margen del 33,33 % sobre el costo equivale a un 25 % de utilidad sobre el precio de venta. Manual de márgenes y precios →

Contabilidad

Partida doble: Principio contable según el cual cada operación se registra con al menos un débito y un crédito por el mismo valor, para que la contabilidad siempre cuadre. Contabilidad integrada →
Plan de cuentas (PUC): Listado codificado de las cuentas con las que una empresa registra sus operaciones. En Colombia se usa como base el Plan Único de Cuentas (PUC); IAnalitics lo trae para régimen ordinario o simple. Manual de Contabilidad →
Libro diario y libro mayor: El libro diario registra los asientos contables en orden cronológico; el libro mayor los agrupa por cuenta y muestra el saldo de cada una. Manual de Contabilidad →
Estado de resultados: Informe que muestra los ingresos, los costos y los gastos de un periodo, y la utilidad o pérdida que dejan. Manual de Contabilidad →
Estado de situación financiera: Informe de lo que la empresa tiene (activos), lo que debe (pasivos) y su patrimonio en una fecha determinada. Antes se le llamaba balance general. Manual de Contabilidad →
Conciliación bancaria: Comparación entre los movimientos del extracto del banco y los registrados en la contabilidad, para encontrar y explicar las diferencias. Manual de Contabilidad →

Software empresarial

ERP: Planificación de recursos empresariales: software que reúne en un solo sistema los procesos de una empresa (inventario, compras, ventas, contabilidad, nómina) para que todos trabajen con los mismos datos. La Plataforma SaaS IAnalitics es un ERP en la nube para pymes. Conoce la plataforma →
SaaS (software como servicio): Modelo en el que el software se usa por internet y se paga por suscripción. El proveedor se encarga de los servidores, la seguridad y las actualizaciones; la empresa solo necesita un navegador. ¿Se instala en mis equipos? →
API REST: Forma estándar de conectar dos sistemas por internet: uno le pide o le envía datos al otro a través de direcciones web, llamadas endpoints, normalmente en formato JSON y con autenticación. Integración por API REST, paso a paso →
Integración a la medida: Conexión desarrollada para un caso concreto entre la plataforma y otra herramienta, como un CRM, Power BI o el correo, para que un mismo dato no se digite dos veces. El plan Performance incluye hasta tres. Cómo se conecta IANALITICS →
KPI (indicador clave): Medida que muestra si un proceso cumple su meta, como la rotación de inventario o el tiempo de reposición. En IAnalitics cada indicador tiene ficha técnica y un semáforo frente a la meta. Manual de tableros e indicadores →

Inteligencia artificial y WhatsApp

Chatbot con IA: Programa que conversa en lenguaje natural usando un modelo de inteligencia artificial, en lugar de menús fijos de opciones. Chatbot para WhatsApp con IA →
Agente de IA: Chatbot que además actúa: consulta un catálogo, califica contactos, agenda reuniones o registra datos, siguiendo las reglas que define el negocio. El Agente IA de WhatsApp de IANALITICS es un agente de este tipo. Conoce el agente →
Asistente de IA de la plataforma: Chat dentro de la Plataforma SaaS IAnalitics que responde preguntas de negocio en lenguaje natural sobre los datos de inventario, ventas y compras de la empresa. Viene desde el plan Advanced. Manual del asistente de IA →
Conversación: En el Agente IA de WhatsApp, el intercambio completo con una persona, sin importar cuántos mensajes tenga. Es la unidad con la que se cobran los planes del agente, no cada mensaje. Planes del agente →
API oficial de WhatsApp: Canal de Meta para empresas (WhatsApp Business Platform) que exige aprobar la cuenta y usar plantillas aprobadas para iniciar conversaciones. La alternativa es un número vinculado, que se conecta como WhatsApp Web al número que ya usa el negocio; así funciona el Agente IA de WhatsApp. API oficial o número vinculado →
Modo Humano: Función del Agente IA de WhatsApp para que una persona del equipo tome el control de un chat desde el panel. Mientras tanto el agente no responde en esa conversación, y se le devuelve el control con un clic. Manual del panel del agente →
Guardrails: Reglas de seguridad que limitan lo que puede decir un agente de IA: por ejemplo, mencionar solo los precios autorizados o enviar solo enlaces de dominios permitidos. Si una respuesta las incumple, se bloquea antes de salir. ¿Puede inventarse precios? →
Lead calificado: Contacto que mostró interés real y cumple los criterios del negocio, como necesidad, presupuesto y urgencia. El Agente IA de WhatsApp le asigna un puntaje de 1 a 10 y una temperatura: caliente, templado o frío. Dónde quedan los leads →
CRM: Sistema para registrar los contactos y dar seguimiento a cada oportunidad de venta. El Agente IA de WhatsApp trae su propio CRM, con el historial completo de cada contacto. Manual del panel del agente →
Caché de prompt: Técnica que reutiliza, entre una respuesta y otra, la parte fija de las instrucciones que recibe un modelo de IA, para no pagarla completa en cada mensaje. Por qué importa en el costo →

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