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Manual · ChatBot IA para WhatsApp
Panel de administración del ChatBot
El panel es la ventana del equipo a todo lo que pasa en el WhatsApp del negocio: conversaciones en vivo, intervención humana, métricas, consumo del plan y ajustes. Es el mismo para todos los sectores y se abre con contraseña desde cualquier navegador.
- Dirigido a
- Equipo comercial y de atención, y el responsable del ChatBot en cada negocio
- Versión
- 1.0 · 2 de octubre de 2026
- Cubre
- Acceso, conversaciones, modo humano, métricas, plan y consumo, ajustes, avisos y seguridad
Las capturas son del panel real funcionando en un entorno de demostración de una inmobiliaria, con datos ficticios. Los teléfonos aparecen enmascarados y se omitieron campos técnicos. En otros sectores el panel es el mismo; cambian el catálogo y las reglas del negocio.
1Acceso al panel
Abra la dirección del panel que IAnalitics entrega en la implementación.
Escriba la contraseña del panel y pulse Entrar.
Si la olvidó, use Olvidé mi clave.
Las sesiones vencen solas y el acceso se bloquea temporalmente ante intentos repetidos. Sin contraseña configurada, el panel no se abre.
En la parte superior están las pestañas Chats · Métricas · Ajustes, el plan con su consumo (por ejemplo Plan Profesional 250/600), el estado de la conexión del número y el botón Desconectar.
2Conversaciones
| Elemento | Qué muestra |
|---|---|
| Lista de conversaciones | Cada persona con su última actividad. La etiqueta IA indica que respondió el asistente y TÚ que respondió el equipo. |
| Encabezado | Nombre, teléfono enmascarado y quién responde: responde la IA o atiende un humano. |
| Historial | Texto, transcripciones de notas de voz e imágenes interpretadas, con la hora de cada mensaje. |
| Borrar | Elimina la conversación del panel. Úselo solo cuando el responsable lo autorice. |
3Modo humano
Cuando un caso requiere criterio humano (negociar un precio, una queja, un asunto legal), un asesor toma la conversación desde el panel.
Abra la conversación y pulse Modo Humano. El encabezado cambia a atiende un humano.
Escriba en Escribe tu respuesta… y pulse Enviar. El icono de cámara adjunta fotos.
Cuando termine, pulse Agente IA para devolverle la conversación al asistente.
Si el equipo responde desde el teléfono del negocio, el asistente lo detecta y hace una pausa en esa conversación para no pisarse con el asesor.
4Métricas
Para periodos de 7, 14 o 30 días, la pestaña Métricas muestra:
| Indicador | Qué significa |
|---|---|
| Clientes registrados | Personas que dejaron sus datos para el seguimiento. |
| Conversaciones y mensajes | Volumen atendido y cuántos mensajes envió el agente. |
| Respuesta media | Tiempo medio de respuesta, incluida la espera por mensajes seguidos. |
| Mensajes por día | Actividad diaria del agente y de los clientes. |
| Embudo de conversión | Cuántos escribieron, cuántos dejaron sus datos y cuántos recibieron el enlace o el siguiente paso. |
| Dudas más frecuentes | Las preguntas de los clientes agrupadas por la IA, con un ejemplo de cada una. |
Las dudas más frecuentes son una fuente directa para mejorar avisos, fichas de producto y respuestas aprobadas.
5Plan y consumo
El negocio ve en todo momento cuántas conversaciones lleva en su ciclo mensual, cuántas le quedan, la proyección al cierre y el detalle por persona atendida.
| Dato | Cómo leerlo |
|---|---|
| Consumo del ciclo | Conversaciones usadas frente a las incluidas en el plan, con el porcentaje. |
| Te quedan | Conversaciones disponibles hasta el cierre del ciclo. |
| Ritmo actual | Proyección al cierre si la actividad sigue igual. |
| Adicionales al plan | Conversaciones por encima de las incluidas. |
| Detalle del ciclo | Cada persona atendida, con mensajes recibidos y enviados y su última actividad. |
Una conversación es el intercambio completo con una persona, sin importar cuántos mensajes tenga. Planes y condiciones en Precios.
6Ajustes del agente
Los ajustes se aplican en el siguiente mensaje, sin reiniciar nada:
| Ajuste | Para qué sirve |
|---|---|
| Estado del agente | Activo o en pausa. En pausa, los mensajes siguen llegando y se ven en el panel, pero el agente no contesta. |
| Creatividad de las respuestas | Baja = más ceñido al guion; alta = más suelto y variado. El panel recomienda 0,4. |
| Tiempo de espera | Segundos que espera por si la persona sigue escribiendo, para responder a todo junto. Más = más humano; menos = más rápido. |
| Notas de voz | El agente transcribe los audios y responde. Se puede desactivar. |
| Límites de volumen | Topes que cuidan el número frente a las políticas de WhatsApp. |
Catálogo y agenda
Cuando el negocio tiene su catálogo conectado, una tarjeta permite decidir si el asistente busca en él, si informa precios, si registra clientes y citas, quién recibe las citas, cuánto dura cada una y cuántos resultados muestra por respuesta. La captura muestra la tarjeta de una inmobiliaria conectada a Wasi; en cada sector la tarjeta corresponde a sus propias integraciones.
El negocio ajusta por sí mismo, desde el panel, los parámetros operativos: pausa del asistente, tiempo de espera, notas de voz, uso del catálogo, precios y agenda. Los cambios de guion, tono, flujos o reglas se solicitan a IAnalitics, que los prueba antes de publicarlos.
7Avisos y autovigilancia
El panel muestra avisos breves solo cuando algo lo justifica: actividad inusual en una conversación, vinculaciones repetidas del número o riesgos de pérdida de información. Además, la solución vigila su propio funcionamiento y puede avisar por WhatsApp a un responsable si el asistente deja de responder.
8Seguridad
| Frente | Cómo se protege |
|---|---|
| Control de acceso | Panel privado con contraseña robusta, sesiones que vencen y bloqueo temporal ante intentos repetidos. |
| Datos personales | Teléfonos enmascarados en reportes y acceso restringido al equipo autorizado. |
| Información pública y privada | El asistente usa solo la información que el negocio aprueba para el público. |
| Comportamiento del asistente | Controles independientes del modelo de IA impiden inventar precios, enviar enlaces no autorizados, revelar instrucciones internas o seguir intentos de manipulación. |
| Integraciones | Mínimo privilegio: lectura por defecto y escritura solo con autorización. |
| Uso responsable de WhatsApp | Ritmo de respuesta humano y límites de volumen para cuidar el número; sin envíos masivos. |
| Credenciales | Se guardan solo en el servidor, nunca vuelven al navegador ni aparecen en registros, y se entregan por un canal seguro. |
| Continuidad | Autovigilancia, avisos al responsable y conservación del historial de conversaciones. |
Tratamiento de datos personales. El negocio, como responsable del tratamiento, debe incluir el canal de WhatsApp en su política de tratamiento de datos y en sus autorizaciones, conforme a la Ley 1581 de 2012. IAnalitics trata la información en los términos que defina el contrato de servicio.
9Preguntas frecuentes
¿Qué cuenta como una conversación?
El intercambio completo con una persona, sin importar cuántos mensajes tenga.
¿El asistente dice que es una IA?
Sí. Si se lo preguntan, se identifica como asistente virtual del negocio.
¿Puedo enviar mensajes masivos desde el panel?
No. La solución está diseñada para conversaciones de atención, no para envíos masivos, porque el volumen no solicitado pone en riesgo el número.
¿Qué pasa si pauso el agente?
Los mensajes siguen llegando y quedan en el panel; el equipo los responde en modo humano hasta que se reactive.
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Manual: Panel del ChatBot de WhatsApp · versión 1.0 · 2 de octubre de 2026. Los nombres, negocios y conversaciones son ficticios; las capturas provienen de un entorno de demostración con teléfonos enmascarados. ¿Necesita ayuda o algo no coincide con lo que ve en pantalla? Escríbale a soporte técnico. Si un término no le es claro, búsquelo en el glosario.