Capacitación / Manual: Facturación electrónica DIAN

Manual de usuario

Facturación electrónica DIAN

Su empresa se habilita ante la DIAN como facturador electrónico con el software de IAnalitics, en la modalidad de software propio. Firma cada documento con su propio certificado de firma digital y la plataforma lo transmite directamente a la DIAN: factura, notas, tiquete POS, documento soporte, nómina y eventos RADIAN, todo desde el mismo sistema donde ya vende y lleva el inventario.

Dirigido a: Gerencia, contador y responsables de facturación y caja de empresas en Colombia
Versión: 1.0 · 7 de octubre de 2026
Cubre: Habilitación, certificado, factura y notas, tiquete POS, documento soporte, nómina, RADIAN y cartera

El modelo en una frase

IAnalitics es el fabricante del software: no es proveedor tecnológico y no emite a nombre de su empresa. Quien se habilita, firma y factura es su empresa; nuestro equipo la acompaña en la habilitación.

1Cómo funciona el modelo

La DIAN permite habilitarse como facturador electrónico de tres maneras. IAnalitics funciona con la primera: su empresa adquiere el software y lo registra ante la DIAN como software propio.

Modalidad	Quién se habilita	Quién firma	Quién transmite
Software propio (adquirido a un fabricante, como IAnalitics)	Su empresa, con su software	Su empresa, con su certificado	La plataforma, a nombre de su empresa y con su firma
Proveedor tecnológico	Su empresa, eligiendo al proveedor	Según el contrato con el proveedor	El proveedor tecnológico
Solución gratuita de la DIAN	Su empresa	Su empresa	Se llena documento por documento en el portal de la DIAN

Del registro de la venta a la DIAN y a su cliente

Registra la ventao la factura, con datos que ya estaban en el sistema

→

Se firmacon el certificado de su empresa

→

La DIAN validay devuelve el código único (CUFE o CUDE)

→

Llega a su clientepor correo: XML firmado y PDF

↓

Todo queda en la plataforma: estado ante la DIAN, PDF, XML y eventos RADIAN

Flujo de emisión de un documento electrónico.

Documentos que maneja la plataforma

Documento	Para qué sirve	Dónde se expide
Factura electrónica y nota crédito	Venta a un cliente con sus datos; la nota corrige o anula una factura validada	Facturación, o desde la venta
Tiquete POS electrónico (documento equivalente)	Venta de mostrador; si el cliente no da datos, va a «Consumidor final»	Ventas → Nueva venta
Nota de ajuste POS	Anula, devuelve o rebaja un tiquete POS validado	Facturación → Notas de ajuste POS
Documento soporte	Compras a personas no obligadas a facturar	Facturación → Documento de soporte
Nómina electrónica y nota de eliminación	Soporte de los pagos a empleados	Facturación → Nómina electrónica
Eventos RADIAN	Acuse, recibo, aceptación o reclamo de facturas	Facturación y Facturas recibidas

Línea del fabricante

El PDF de las facturas y notas lleva al pie la línea del software y su fabricante («Software: IAnalitics · Fabricante: …»), como lo pide la DIAN para la representación gráfica. El documento soporte y la nómina no la llevan porque su norma no la exige.

2Antes de empezar

Tenga esto listo antes de la habilitación. La tarjeta de habilitación le muestra qué falta.

Requisito	Dónde se resuelve
RUT con la responsabilidad 52 – Facturador electrónico	En la DIAN, antes de todo lo demás
Usuario de la empresa en el portal de la DIAN	La DIAN envía el token al correo registrado en el RUT
Datos tributarios de la empresa como emisor	Ajustes → General → Datos tributarios para facturación electrónica (DIAN)
Certificado de firma digital a nombre de la empresa	Tarjeta de habilitación (capítulo Certificado de firma digital)
Clientes con su ficha fiscal completa	Ventas → Clientes: columna Factura electrónica (Le falta, Incompleta, Completa)
Medio de pago DIAN en cada cuenta o caja	Ventas → Cuentas y Caja

Datos tributarios de la empresa

Ajustes → General → Datos tributarios para facturación electrónica (DIAN)

Datos tributarios para facturación electrónica en Ajustes — Ajustes › General: tipo de persona, responsabilidad frente al IVA, departamento y municipio, matrícula mercantil, correo de facturación, responsabilidades fiscales (casilla 53 del RUT) e impuesto a las bolsas plásticas.

Campo	Cómo se llena
Tipo de persona	Natural o jurídica, como en el RUT.
Responsabilidad frente al IVA	La que aparece en el RUT.
Departamento y municipio	De las listas oficiales de la DIAN (DIVIPOLA).
Responsabilidades fiscales (casilla 53 del RUT)	Marque las que tenga la empresa: gran contribuyente, autorretenedor, agente de retención de IVA, régimen simple o «No aplica – Otros».
Matrícula mercantil	Opcional.
Correo de facturación electrónica	Opcional; si queda vacío se usa el correo de la empresa.
Impuesto a las bolsas plásticas	Desactivado por defecto. Si lo cobra, actívelo y escriba el valor por bolsa (lo fija la ley cada año).

Deben coincidir con el RUT

Razón social, NIT, dirección y responsabilidades aparecen como emisor en cada documento. La plataforma muestra el dígito de verificación del NIT para que lo compare.

3La tarjeta de habilitación

Facturación → Panel → Ver pasos de habilitación

El panel de Facturación muestra el estado de la empresa ante la DIAN para cada documento. Mientras no esté en producción, los documentos electrónicos no se envían a la DIAN.

Panel de Facturación con el estado de la habilitación — Panel de Facturación: estado «En habilitación», lo que falta y el estado de cada documento (empresa de demostración).

Estado	Qué significa
Activa	Las facturas y demás documentos se envían a la DIAN.
Configurada, en preparación	Ya tiene datos, pero los documentos todavía no se envían a la DIAN.
En habilitación	La empresa se está habilitando con nuestro acompañamiento.
Pendiente	Falta algo: la tarjeta dice qué.

La tarjeta tiene tres pasos:

Prepare su empresa: datos tributarios y certificado de firma digital.
Agende su cita de acompañamiento: una videollamada corta para registrar su software en la DIAN.
Habilite cada tipo de documento: factura, tiquete POS, nómina y documento soporte, cada uno con sus pasos a, b y c.

Paso 1 de la tarjeta de habilitación: prepara tu empresa — Paso 1: datos tributarios, certificado de firma digital y, si aún no lo tiene, los datos y documentos para tramitarlo.

4Certificado de firma digital

Lo expide una entidad certificadora a nombre de la empresa. Con él la empresa firma sus documentos y se identifica ante la DIAN. Se guarda cifrado y solo se usa para los documentos que la empresa emite.

Si ya tiene el certificado

Pulse Seleccionar archivo y elija el archivo .p12 o .pfx.
Escriba la contraseña del certificado.
Pulse Cargar certificado. La plataforma valida que esté vigente y a nombre del NIT de la empresa, y lo deja listo para firmar.

Si la entidad certificadora le pide una solicitud (.p10 o .csr)

Pulse Generar solicitud de certificado. La plataforma crea la llave privada de la empresa, la guarda cifrada (nunca se descarga) y genera la solicitud con los datos de Ajustes → General.
Descargue la solicitud en .p10 o .csr (es la misma en dos formatos) y entréguela solo a la entidad certificadora.
El representante legal valida su identidad con la entidad, si se lo piden. La entidad envía el certificado al correo indicado.
Pulse Cargar certificado recibido con el archivo .cer, .crt, .pem o .p7b. Se verifica que corresponda a la llave guardada, que tenga el NIT de la empresa y que esté vigente.

Si aún no tiene certificado

En ¿Aún no tienes certificado? Envíanos estos datos y documentos escriba el nombre y la identificación del representante legal, un celular y el correo donde quiere recibir el certificado, y adjunte su documento de identidad, el RUT completo y, si es persona jurídica, el certificado de existencia y representación legal de máximo 30 días. Pulse Enviar datos y documentos: nuestro equipo de acompañamiento tramita el certificado ante la entidad certificadora y usted recibe una confirmación por correo.

Estados y renovación

Estado	Qué hacer
Sin certificado	Cárguelo o genere la solicitud.
Solicitud generada, pendiente de certificado	Cargue el certificado cuando la entidad lo envíe.
Activo	Firma los documentos. La tarjeta muestra el titular y la vigencia.
Por vencer	La plataforma avisa 30 días antes. Genere la solicitud de renovación: el certificado actual sigue firmando hasta que cargue el nuevo.
Vencido	No se puede firmar. Cargue el certificado renovado.

5Cita de acompañamiento

Paso 2 de la tarjeta: agenda tu cita de acompañamiento — Paso 2: la videollamada de acompañamiento.

Es una videollamada corta: nuestro equipo lo acompaña mientras la empresa ingresa al portal de habilitación de la DIAN con su propio usuario, registra su software y envía su set de pruebas desde la plataforma. Agéndela con el botón Agendar cita de la tarjeta o del panel.

Las credenciales son de su empresa

El ingreso al portal de la DIAN lo hace la empresa con su usuario y su token. No necesita entregarnos el token de la DIAN.

6Habilite cada documento

Factura, tiquete POS, nómina y documento soporte se habilitan por separado en el portal de la DIAN. En cada uno se elige «Software propio», se escribe como nombre del software «IAnalitics» y un PIN que define la empresa.

Documento	Ruta en el portal de la DIAN	Nota
Factura electrónica y notas	«Facturador electrónico» → «Software propio»	Es la primera: el POS la exige habilitada.
Tiquete POS electrónico	«Documentos equivalentes» → «Software propio» → set «Documento equivalente POS»	Requiere la factura habilitada antes.
Nómina electrónica	«Nómina electrónica» → «Software propio»	Solo si la empresa la emitirá.
Documento soporte	«Documento soporte» → «Software propio»	Si la empresa ya factura electrónicamente, la DIAN no pide set de pruebas.

Paso 3: datos del software, set de pruebas y producción de la factura — Paso 3 abierto para la factura: a. datos del software, b. set de pruebas y c. producción. Los demás documentos se abren igual.

a. Datos del software

Al registrar el software, el portal de la DIAN muestra el Software ID, el PIN y el TestSetId. Escríbalos en la tarjeta y pulse Guardar datos del software. Se guardan cifrados y nunca se vuelven a mostrar. Si el documento ya estaba en producción, cambiar el software lo devuelve a pruebas.

b. Set de pruebas

Antes de habilitar a la empresa, la DIAN pide documentos de prueba. No hay que hacerlos a mano: la plataforma los genera y los envía con el certificado de la empresa.

Copie del portal las cantidades (facturas, notas crédito y notas débito) y el rango de pruebas: prefijo, resolución, vigencia, rango y clave técnica de pruebas.
Pulse Guardar datos del set.
Pulse Enviar set de pruebas. Puede cerrar la ventana: el avance queda guardado. Las notas esperan a que la DIAN acepte la factura que referencian.
Use Consultar avance para preguntarle a la DIAN cuántos documentos ya validó.

El botón Empezar un set nuevo solo se usa si el portal entregó un TestSetId nuevo: el conteo empieza de cero y nunca repite números. En el tiquete POS, el set incluye dos pruebas adicionales que no cuentan: un tiquete en contingencia y uno con impuesto a las bolsas.

c. Producción y numeración

Cuando el portal de la DIAN muestre «Habilitado» para el documento, pulse Activar producción. Desde ese momento los documentos se envían a la DIAN de verdad.
Solicite la numeración (prefijo y rango) en el portal de la DIAN para su software.
Pulse Traer numeración de la DIAN y elija el rango que va a usar. La clave técnica nunca pasa por el navegador.

Ruta de habilitación de cada documento

Registro en la DIANsoftware propio «IAnalitics»

→

a. Datos del softwareSoftware ID, PIN y TestSetId

→

b. Set de pruebaslo genera y envía la plataforma

→

«Habilitado»en el portal de la DIAN

→

c. Produccióny numeración traída de la DIAN

Los pasos a, b y c de cada documento.

7Factura electrónica y nota crédito

Hay dos formas de expedir una factura:

Desde Facturación → Nueva factura, con los campos que describe el manual de Contabilidad.
Desde la venta, eligiendo Factura electrónica como documento: la factura lleva las mismas líneas y valores que cobró la caja, queda enlazada a la venta y no descuenta el inventario dos veces.

Qué pasa al guardar

Estado	Qué significa y qué hacer
NO EMITIDA	La empresa todavía no está en producción para ese documento. La pantalla dice el motivo. Se puede eliminar y el inventario vuelve.
EMITIDA	La DIAN la validó. No se elimina ni se edita: se corrige con una nota crédito.
ERROR	La DIAN la rechazó o no respondió. Corrija el dato y use Reintentar envío: antes de reenviar, la plataforma consulta a la DIAN, así nunca se duplica. También se puede eliminar.

Al quedar validada, el cliente la recibe por correo en un ZIP con el XML firmado y el PDF, enviado a nombre de la empresa y con su correo como dirección de respuesta. El PDF lleva el CUFE con su código QR y los datos de la resolución.

Nota crédito

Solo se hace sobre facturas emitidas y hace referencia a su CUFE, con el IVA de cada línea. Si el cliente reclamó la factura en RADIAN, la nota crédito abre con esa factura preseleccionada. Una factura aceptada en RADIAN ya no admite notas crédito ni débito.

8Venta con tiquete POS

Ventas → Nueva venta → Documento de la venta

Registro de venta con el selector de documento — Registro de venta con el selector «Documento de la venta». En la empresa de demostración aún no hay habilitación, por eso solo está disponible «Solo registrar».

En cada venta se elige el documento. La elección se recuerda en el equipo:

Documento	Qué hace
Tiquete POS	Se envía a la DIAN y se imprime. Sin cliente, va a «Consumidor final».
Factura electrónica	Para el cliente que la pide, con sus datos completos; le llega al correo.
Solo registrar	Descuenta el inventario y suma a la caja, sin DIAN.

Elija el documento y la caja desde la que vende.
Agregue los productos como siempre (escáner o búsqueda). Con documento, la hora es la actual y el IVA de cada producto siempre se aplica.
Si entrega bolsas plásticas, escriba cuántas: cada una paga el impuesto nacional al consumo fijado en Ajustes → General.
Pulse Guardar Venta: descuenta el inventario, suma a la caja, expide el tiquete y lo envía a la DIAN.

El tiquete impreso (papel de 80 o 58 mm) lleva el código QR, el CUDE, la resolución y la línea del fabricante.

Si la DIAN no responde

El tiquete se entrega igual y queda pendiente con el mismo número y el mismo CUDE. Se envía solo cuando la DIAN responde, o con Enviar ahora, dentro de las 48 horas que da la norma. El listado de ventas avisa cuántos hay pendientes.

Cajas del tiquete POS y medio de pago DIAN

Ventas → Cuentas y Caja

Cuentas y cajas con la columna Medio de pago DIAN — Cada cuenta o caja tiene su medio de pago ante la DIAN, de la tabla oficial.

Medio de pago DIAN: se elige al crear la cuenta (la plataforma sugiere uno según su tipo) y se puede cambiar en la tabla.
Cajas del tiquete POS: cada caja es un equipo donde se expide el tiquete; su placa, ubicación y tipo van en cada tiquete. La primera se crea sola con la dirección de la empresa.
Si vende en varias cajas o sucursales, agréguelas con Agregar caja. Una caja de otra sucursal puede usar su propia numeración.

9Notas de ajuste POS

Facturación → Notas de ajuste POS → Nueva nota de ajuste

La nota de ajuste corrige un tiquete POS ya validado por la DIAN. El inventario y la caja se actualizan solos y la nota se envía a la DIAN con el certificado de la empresa. Desde Ventas también se llega con Anular o devolver con nota de ajuste.

Concepto	Qué hace
Anulación	Todo el tiquete, incluido el impuesto a las bolsas: regresa el inventario, devuelve el dinero y deja la venta anulada.
Devolución	Unidades que el cliente devuelve; se pueden regresar al inventario.
Rebaja, ajuste u otros	Un valor por línea, sin tocar el inventario.

Tiquete: elija el tiquete a corregir. Solo aparecen los validados por la DIAN que aún tienen saldo.
Concepto: el que exige la DIAN para la nota.
Qué se devuelve o se rebaja: unidades (y si vuelven al inventario) o el valor sin IVA por línea.
Motivo y devolución del dinero: el motivo queda en la nota; el dinero sale de la caja o cuenta que elija (por defecto, la de la venta).
Pulse Expedir nota de ajuste.

Estado	Qué significa
Validado	La DIAN la aceptó.
Pendiente	Se enviará sola cuando la DIAN responda.
Rechazado	Corrija el dato que indica la DIAN y use Reintentar.

10Documento soporte y nómina electrónica

Se firman con el certificado de la empresa y se envían a la DIAN cuando el documento está en producción. Los campos de cada uno están en el manual de Contabilidad.

Documento soporte: los validados por la DIAN que aún no están en Compras y gastos aparecen en Cuentas por pagar para registrarlos con su categoría, sin duplicarlos.
Nómina electrónica: cada documento queda con su código único (CUNE); para corregir uno ya enviado se usa la nota de eliminación.

11Eventos RADIAN

RADIAN es el registro de la DIAN donde comprador y vendedor dejan constancia de lo que pasa con una factura: el acuse de recibo, el recibo de la mercancía, la aceptación o el reclamo. Cada evento se firma con el certificado de la empresa y no se puede anular después de registrado.

Orden de los eventos de una factura

030 · Acuse de reciboel comprador recibió la factura

→

032 · Recibo del bien o serviciodesde aquí corren 3 días hábiles

→

033 · Aceptacióno 031 · Reclamo, con su motivo

↓

034 · Aceptación tácita: si en 3 días hábiles el comprador no aceptó ni reclamó, el vendedor puede registrarla

La aceptación, el reclamo y la aceptación tácita solo aplican a facturas a crédito.

Facturas que emite

La lista de Facturación tiene la columna RADIAN con el estado de cada factura: acuse de recibo, mercancía recibida, aceptada, reclamada o aceptación tácita disponible.
Actualizar estado RADIAN consulta en la DIAN los eventos del cliente. Además, cada vez que se abre Facturación se consultan solas unas pocas facturas.
Si el cliente reclamó la factura, revise el motivo y, si corresponde, expida una nota crédito.
Aceptación tácita (034): la decide y la registra una persona con permiso de modificar en Contabilidad, con la manifestación bajo la gravedad de juramento. Nunca se registra sola.
Si el cliente envió un evento por correo, cárguelo en la factura: se verifica su firma y queda registrado hasta que la DIAN lo confirme.

Facturas que recibe

Facturación → Facturas recibidas

Facturas recibidas: cargar la factura del correo o traerla de la DIAN por su CUFE — Facturas recibidas: cargar el ZIP o XML del correo, traer la factura de la DIAN por su CUFE y la configuración de los eventos.

Cargue el ZIP o XML que llegó en el correo del proveedor (máximo 10 MB), o escriba el CUFE de 96 caracteres y pulse Traer de la DIAN. Solo se traen facturas emitidas a nombre de la empresa.
Pulse Validar con la DIAN: sin validación no se pueden registrar eventos.
Registre los eventos en orden. La DIAN exige el documento, los nombres y los apellidos de quien recibió la factura o la mercancía; se recuerdan para la próxima vez.
Pulse Registrar en Compras y gastos con su categoría: la factura pasa sin digitarla y, si ya estaba registrada a mano, se enlaza sin duplicarse.

Configuración de los eventos	Recomendación
Enviar cada evento por correo a la otra parte	Apagado por defecto.
Contar el sábado como hábil en las alertas de plazo	Encendido: el aviso llega con el plazo más corto posible.
Contar el sábado como hábil para ofrecer la aceptación tácita	Apagado: se ofrece en la fecha más tardía y la DIAN no la rechaza por plazo.

12Cuentas por cobrar y por pagar

Facturación → Cuentas por cobrar · Cuentas por pagar

Cuentas por cobrar con edades de cartera — Cuentas por cobrar: saldos por edades, por cliente y documentos pendientes.

Pantalla	Qué muestra
Cuentas por cobrar	Facturas a crédito validadas por la DIAN con su saldo: valor menos notas crédito y abonos, por edades (corriente, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días).
Cuentas por pagar	Documentos de Compras y gastos pendientes de pago, incluidas las facturas recibidas, y los documentos soporte por registrar.

Recibo de caja (lo que paga un cliente) y comprobante de egreso (lo que se paga a un proveedor): a una o varias facturas, total o parcial, con retención en la fuente, reteIVA y reteICA y, si sobra, un anticipo. Cada uno genera su consecutivo y su asiento en el libro diario.
Cruzar anticipo: aplica el anticipo de un tercero a sus facturas. No mueve dinero; genera un comprobante de diario.
Anulación: se anula desde la lista y se genera el comprobante de reverso; nunca se borra.
Estado de cuenta de cada tercero en PDF, Excel o por correo, y calendario de pagos según el vencimiento de cada documento.
El panel de Facturación avisa de facturas vencidas o que vencen en los próximos 7 días y de eventos por gestionar.

13Preguntas frecuentes

¿IAnalitics emite las facturas por mi empresa?

No. Su empresa se habilita, firma con su certificado y es la facturadora. IAnalitics es el fabricante del software y la acompaña en la habilitación.

¿Necesito contratar un proveedor tecnológico?

No. Con IAnalitics su empresa se habilita en la modalidad de software propio.

¿Puedo usar la plataforma mientras me habilito?

Sí. Las ventas se registran con «Solo registrar» y el resto de módulos funciona igual. Los documentos electrónicos quedan NO EMITIDA y no se envían a la DIAN hasta que active producción.

¿Qué pasa si la DIAN no responde?

El documento no se pierde ni se duplica: queda pendiente y, antes de reenviarlo, la plataforma consulta si la DIAN ya lo recibió.

¿Y si hoy facturo con otro proveedor?

Su empresa habilita el software «IAnalitics» para cada documento y, al pasar a producción, trae de la DIAN la numeración autorizada para ese software. En la cita de acompañamiento revisamos su caso.

¿Las empresas de Estados Unidos ven esto?

No. Los campos y documentos DIAN solo aparecen en empresas de Colombia.

Otros manuales

Manual: Facturación electrónica DIAN · versión 1.0 · 7 de octubre de 2026. Las pantallas son de una empresa de demostración con datos ficticios. Este manual describe el funcionamiento de la plataforma; no constituye asesoría tributaria. Confirma los requisitos vigentes con tu contador o en dian.gov.co.