ChatBot con IA para farmacias y droguerías

1Resumen

El problema. El WhatsApp de una farmacia recibe a toda hora preguntas por existencias, precios, domicilios y horarios, mezcladas con consultas que solo puede responder un profesional. El resultado:

• Clientes que esperan para saber si hay un producto o cuánto cuesta.
• Personal que interrumpe la atención en mostrador para responder el teléfono.
• Pedidos a domicilio que llegan incompletos: falta la dirección, el producto exacto o la presentación.
• Consultas de salud que llegan por chat y requieren criterio profesional.

La solución. Un asistente con la identidad de la farmacia que:

• Responde en segundos disponibilidad, precio y presentación de los productos del catálogo aprobado.
• Informa horarios, sedes, cobertura y costo de los domicilios.
• Toma los datos del pedido completos y lo registra para que el equipo lo confirme.
• Reconoce cuándo una pregunta requiere criterio de salud y la deja en manos del personal farmacéutico.
• Nunca diagnostica, nunca recomienda medicamentos ni dosis y nunca sugiere sustitutos.

El resultado. Clientes atendidos en segundos, pedidos que llegan completos y personal farmacéutico concentrado en lo que solo él puede hacer.

2Límites sanitarios

En una farmacia, lo que el ChatBot no hace es tan importante como lo que hace. Estas reglas se configuran en todas las implementaciones del sector y no se pueden desactivar desde el panel.

3Cómo funciona

1. Inicio. La persona escribe a cualquier hora. El ChatBot saluda a nombre de la farmacia y ofrece un menú breve si no dijo qué necesita.

2. Comprensión. Entiende texto, notas de voz y fotos, por ejemplo de la caja de un producto.

3. Identificación de la necesidad. Distingue una compra, un pedido a domicilio, una consulta de salud, un cliente con un pedido en curso o un proveedor.

4. Consulta de información. Busca en el catálogo y en la información aprobada por la farmacia. No inventa precios ni existencias.

5. Acción. Registra el pedido, informa horarios y cobertura, o deja el caso al personal farmacéutico.

6. Seguimiento. El historial queda en el panel para el equipo.

4Escenarios de uso

Pedido a domicilio

Producto, precio y costo de domicilio ficticios.

1. Confirma productos, presentación y cantidades.

2. Verifica que la dirección esté en la zona de cobertura configurada.

3. Pide solo los datos que falten y comparte los medios de pago autorizados.

4. Registra el pedido como pendiente; el equipo lo confirma y lo despacha.

Medicamento con fórmula médica

Si la farmacia lo autoriza, la persona envía la foto de la fórmula. El ChatBot no la interpreta como consejo médico ni sugiere sustitutos: la registra con el pedido y avisa al personal farmacéutico, que la valida antes de despachar.

5Capacidades en todos los escenarios

Estas capacidades son la base del ChatBot y funcionan en todas las rutas, sin importar el sector:

• Notas de voz: las transcribe y responde como si fueran texto.
• Imágenes: interpreta fotos y capturas que envía la persona.
• Mensajes seguidos: espera unos segundos y responde a todo junto, como una persona.
• Respuestas citadas: entiende a qué mensaje anterior responde la persona.
• Memoria de la conversación: no repite preguntas ya respondidas ni pierde lo que ya mostró.
• Atención 24/7: responde de noche, fines de semana y festivos.
• Temas ajenos: reconduce con amabilidad lo que no tiene que ver con el negocio.
• Registro del cliente: guarda nombre, necesidad y nivel de interés para el seguimiento del equipo.

6Catálogo e integraciones

7Ruta para integraciones

IAnalitics puede estudiar e implementar la conexión con las plataformas que la farmacia ya usa. Cada integración sigue una ruta de diez etapas con dos puntos de decisión, para invertir solo en lo que es viable.

La viabilidad depende de los mecanismos de integración que ofrezca cada plataforma y de la autorización del cliente. Los métodos que IAnalitics aplica en cada etapa hacen parte de su know-how y no se detallan en este manual.

8Configuración del ChatBot

9Panel de administración

El panel es la ventana del equipo a todo lo que pasa en el WhatsApp de la farmacia. Es el mismo para todos los sectores y se abre con contraseña desde cualquier navegador.

Paso a paso de cada pantalla: manual del Panel de administración.

10Seguridad y protección de datos

Tratamiento de datos personales. La farmacia, como responsable del tratamiento, debe incluir el canal de WhatsApp en su política de tratamiento de datos y en sus autorizaciones, conforme a la Ley 1581 de 2012. IAnalitics trata la información en los términos que defina el contrato de servicio.

11Implementación y requisitos

Una implementación avanza en siete etapas. La farmacia aporta el conocimiento de su negocio y sus accesos; IAnalitics, la configuración, las integraciones y las pruebas.

1. Levantamiento. Se diligencia el formulario de este manual y hay una reunión con IAnalitics.

2. Validación de integraciones. Se confirman las plataformas, sus mecanismos de integración y la calidad del catálogo.

3. Personalización. IAnalitics configura identidad, tono, flujos, reglas y preguntas frecuentes.

4. Conexión. Se vinculan el número de WhatsApp y las fuentes de información.

5. Pruebas. Conversaciones simuladas, pruebas de seguridad y validación con el cliente.

6. Puesta en marcha gradual. Arranque con volumen moderado, acompañamiento cercano y ajustes.

7. Operación y mejora continua. Seguimiento de métricas, ajustes de guion y nuevas integraciones.

Matriz de requisitos

12Formulario de levantamiento

Puede imprimir esta página o guardarla en PDF (Ctrl + P) para diligenciar el formulario.

A. Información de la farmacia

B. Catálogo

C. Domicilios y pagos

D. Procesos de atención

E. Personalización y firma

13Hablemos de su farmacia

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• InmobiliariasArriendo, venta, consignación y visitas
• Retail: moda y calzadoCatálogo, tallas, pedidos y cambios
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• Todos los manualesCentro de capacitación de IAnalitics