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Manual · ChatBot IA para WhatsApp
ChatBot Inmobiliario con IA
El ChatBot Inmobiliario de IAnalitics atiende por WhatsApp, las 24 horas, a quien escribe a una inmobiliaria: entiende qué busca, consulta el inventario real, propone visitas en horarios libres y deja al prospecto listo para que un asesor cierre.
- Dirigido a
- Gerencias y áreas comerciales de inmobiliarias, equipo comercial de IAnalitics y aliados
- Versión
- 1.0 · 2 de octubre de 2026
- Cubre
- Arrendamiento, venta, administración y consignación en Colombia; integraciones, panel, seguridad e implementación
Los nombres, inmuebles y conversaciones de este manual son ficticios. Las capturas provienen de un entorno de demostración. El manual describe capacidades y resultados; los métodos de implementación son propiedad de IAnalitics.
1Resumen ejecutivo
El problema. El WhatsApp comercial de una inmobiliaria recibe a la vez prospectos de arriendo y compra, propietarios que quieren consignar, arrendatarios con contrato activo, proveedores y personal interno. El resultado es conocido:
- Mensajes que esperan horas, sobre todo de noche y en fines de semana, cuando más se busca vivienda.
- Asesores que repiten las mismas preguntas: canon, habitaciones, sector, estudio, requisitos.
- Prospectos que se enfrían antes de recibir opciones concretas.
- Consultas administrativas mezcladas con las comerciales.
- Información de inmuebles repartida entre el software de gestión y varios portales.
La solución. Un asistente virtual con la identidad de la inmobiliaria que:
- Responde en segundos, con tono humano y en mensajes cortos.
- Identifica la necesidad de cada persona y la lleva por la ruta correcta.
- Muestra inmuebles reales y disponibles, tomados del inventario de la inmobiliaria.
- Reconoce el inmueble por el que preguntan a partir de un código, un enlace de portal o la foto de un aviso.
- Propone visitas en horarios realmente libres y las registra para que el equipo las confirme.
- Registra el perfil de cada prospecto para que el asesor continúe sin repetir preguntas.
- Entrega al equipo humano lo que requiere criterio humano, en el momento justo.
El resultado. Más prospectos atendidos desde el primer mensaje, asesores dedicados a visitas y cierres, y una operación medible desde un panel de administración.
2Por qué IAnalitics
Un ChatBot genérico contesta preguntas. La solución de IAnalitics atiende como lo haría un asesor que conoce el inventario, la agenda y las reglas de la inmobiliaria.
La diferencia está en combinar seis capacidades, no en el chat
| Aspecto | ChatBot genérico | Solución IAnalitics |
|---|---|---|
| Inmuebles | Respuestas generales o enlaces a la web | Inmuebles reales y disponibles del inventario |
| Precios | Puede inventar o redondear cifras | Solo precios del inventario o autorizados |
| Visitas | Pide datos y espera a un asesor | Propone horarios libres y registra la visita |
| Portales | No reconoce enlaces de terceros | Identifica el inmueble a partir del enlace |
| Tipos de contacto | Un solo flujo para todos | Rutas para prospectos, propietarios, clientes actuales y personal interno |
| Equipo humano | Interviene tarde o a ciegas | Modo humano, pausa automática y panel con todo el historial |
IAnalitics adapta la solución a cada inmobiliaria y a su ecosistema tecnológico: su inventario, sus portales, sus reglas y su forma de atender.
3Arquitectura conceptual
La solución se ubica entre el WhatsApp de la inmobiliaria y sus fuentes de información: recibe cada mensaje, consulta lo que necesita, responde y deja registro, mientras el equipo supervisa desde el panel.
Cada respuesta se arma con información real de la inmobiliaria
La respuesta vuelve a la persona por el mismo WhatsApp, y el equipo puede tomar cualquier conversación desde el panel.
4Cómo funciona el ChatBot
Desde el lado del cliente, hablar con el ChatBot se siente como hablar con un asesor atento: responde en segundos, pregunta poco y siempre deja un siguiente paso claro.
Inicio. La persona escribe a cualquier hora. El ChatBot saluda una sola vez, a nombre de la inmobiliaria, y ofrece un menú breve si la persona no dijo qué busca.
Comprensión. Entiende texto, notas de voz, imágenes y respuestas citadas, y espera unos segundos si la persona sigue escribiendo.
Identificación de la necesidad. Reconoce si escribe un prospecto, un propietario, un cliente actual o alguien de la organización, y elige la ruta.
Consulta de información. Busca en el inventario, la agenda y la información aprobada del negocio. No inventa datos.
Respuesta. Contesta en mensajes cortos y naturales, con inmuebles concretos cuando aplica.
Acción. Agenda la visita, registra al prospecto o la ficha del propietario, u orienta al canal correcto.
Entrega al equipo. Si hace falta criterio humano, avisa al equipo y un asesor toma la conversación.
Seguimiento. El historial, el perfil del prospecto y las visitas quedan en el panel para el seguimiento del asesor.
Cada mensaje termina en una visita, un registro o el área correcta
Las preguntas comerciales y administrativas se responden dentro de cualquier ruta con la información aprobada por la inmobiliaria.
5Escenarios de uso
El ChatBot reconoce desde el primer mensaje quién escribe y para qué, y lleva a cada persona por su propia ruta. Cada ruta tiene un objetivo claro y un punto de entrega al equipo humano.
| Escenario | Quién escribe | Qué resuelve el ChatBot | Cuándo entra el equipo |
|---|---|---|---|
| Arrendamiento | Prospecto que busca arrendar | Perfil, opciones reales y visita | Confirmación de la visita y estudio |
| Compra | Prospecto comprador o inversionista | Perfil, forma de pago, opciones y visita | Negociación y cierre |
| Consignación | Propietario | Ficha del inmueble y datos de contacto | Visita de captación |
| Inmueble publicado | Interesado en un aviso, enlace o código | Identifica el inmueble y su disponibilidad | Si no hay certeza sobre el inmueble |
| Agendamiento | Cualquier prospecto | Horarios libres y registro de la visita | Confirmación de la cita |
| Clientes actuales | Arrendatarios y propietarios con contrato | Orientación al canal administrativo | Gestión del caso |
| Personal interno y proveedores | Asesores, contadores, abogados, socios, proveedores | Ruta propia, sin oferta comercial | Atención del área correspondiente |
Las conversaciones de esta sección son ficticias. El asistente se llama Valentina y la inmobiliaria, Inmobiliaria Demo.
Arrendamiento
El ChatBot pregunta solo lo necesario para buscar —canon máximo, habitaciones y sector— y muestra opciones disponibles de inmediato. Respeta el presupuesto y la zona pedidos, recuerda lo que la persona ya dijo y deja para después las preguntas complementarias, como fecha de mudanza, estudio o mascotas.
Compra
Con compradores, el ChatBot identifica si la compra es para vivir o para invertir y cómo piensa pagar: recursos propios, crédito hipotecario, carta de preaprobación o subsidio. Con ese perfil muestra opciones del inventario y propone la visita. La negociación queda en manos del asesor.
Consignación de inmuebles
Cuando escribe un propietario, el ChatBot presenta el valor del servicio de la inmobiliaria y entrega una ficha corta para registrar el inmueble: ubicación, tipo, área, habitaciones, valor esperado y datos del propietario. Si falta algo, lo pide en un solo mensaje. El asesor recibe el registro completo y coordina la visita de captación.
Interés en un inmueble publicado
La persona no siempre sabe cómo se llama el inmueble que vio. El ChatBot trabaja con lo que ella envíe:
| Lo que envía la persona | Cómo responde el ChatBot |
|---|---|
| El código del inmueble | Consulta el inventario y confirma disponibilidad y características |
| Un enlace de la web de la inmobiliaria | Reconoce el inmueble del enlace y responde con su ficha |
| Un enlace de un portal inmobiliario | Identifica el inmueble entre las publicaciones de la inmobiliaria y lo relaciona con su inventario |
| La foto de un aviso de «Se arrienda» o «Se vende» | Lee la imagen: si aparece un código lo consulta; si no, busca por operación y sector |
| Fotos de un inmueble sin aviso | Pregunta si quiere arrendarlo, comprarlo o consignarlo |
| Un barrio, una dirección o una referencia | Busca por sector y, si no hay certeza, el asesor confirma |
Si no puede identificar el inmueble con certeza, le dice a la persona que un asesor lo verifica y avisa al equipo.
Agendamiento de visitas
La visita es el objetivo de casi todas las rutas comerciales. El ChatBot propone solo horarios realmente libres:
Consulta la agenda del asesor que recibe las citas.
Ofrece opciones verificadas dentro del horario de visitas de la inmobiliaria.
Cuando la persona elige, pide solo los datos que falten.
Verifica de nuevo que el horario siga libre y registra la visita como pendiente.
El equipo confirma la cita y comparte la dirección exacta.
La visita queda pendiente hasta que el equipo la confirma. Si la persona no puede en el horario habitual, el ChatBot deja la nota para que un asesor coordine un horario especial.
Clientes actuales
Arrendatarios y propietarios con contrato activo no son prospectos. El ChatBot los reconoce, no les ofrece inmuebles y los dirige al canal administrativo para pagos, mantenimientos o contratos, indicándoles qué información llevar para agilizar su caso.
Personal interno, proveedores y aliados
Asesores, proveedores, contadores, abogados y socios también escriben al WhatsApp comercial. Para ellos hay una ruta diferenciada:
- No reciben oferta comercial ni el menú de bienvenida.
- Si esperan la respuesta de un asesor, el ChatBot les confirma que su mensaje quedó registrado.
- Si necesitan una gestión administrativa, los dirige al canal correspondiente.
- Si no queda claro qué necesitan, hace una sola pregunta corta.
Preguntas comerciales y administrativas
El ChatBot responde las preguntas frecuentes con la información aprobada por la inmobiliaria: requisitos del estudio de arrendamiento, administración, mascotas, parqueadero, financiación, horarios y canales de atención. Los precios solo salen del inventario o de una lista autorizada. Cuando algo requiere criterio humano, lo dice y avisa a un asesor.
6Capacidades en todos los escenarios
Estas capacidades son la base del ChatBot y funcionan en todas las rutas, sin importar el sector:
- Notas de voz: las transcribe y responde como si fueran texto.
- Imágenes: interpreta fotos y capturas que envía la persona.
- Mensajes seguidos: espera unos segundos y responde a todo junto, como una persona.
- Respuestas citadas: entiende a qué mensaje anterior responde la persona.
- Memoria de la conversación: no repite preguntas ya respondidas ni pierde lo que ya mostró.
- Atención 24/7: responde de noche, fines de semana y festivos.
- Temas ajenos: reconduce con amabilidad lo que no tiene que ver con el negocio.
- Registro del cliente: guarda nombre, necesidad y nivel de interés para el seguimiento del equipo.
7Ecosistema de integraciones
La solución se conecta con las plataformas que la inmobiliaria ya usa: no la obliga a cambiar de software ni a duplicar su inventario. Cada integración se activa según las capacidades de la plataforma externa y la autorización expresa de la inmobiliaria.
| Plataforma | Papel en la solución | Estado | Alcance |
|---|---|---|---|
| Canal de atención | Disponible | Conversación en tiempo real con texto, voz e imágenes | |
| Wasi | Inventario, CRM y agenda | Disponible | Lectura del catálogo; registro opcional de clientes y visitas |
| Finca Raíz | Inmuebles publicados en el portal | Disponible | Identificación del inmueble a partir del enlace; solo lectura |
| Ciencuadras | Prospectos que llegan desde el portal | Parcial | Reconoce sus enlaces y mensajes de contacto; identificación automática en evaluación |
| Metrocuadrado | Prospectos que llegan desde el portal | Parcial | Reconoce sus enlaces y entrega al asesor; identificación automática en evaluación |
| Sitio web de la inmobiliaria | Fichas públicas de los inmuebles | Disponible | Enlaces de cada inmueble en las respuestas |
| CRM, ERP y otras plataformas | Registro de prospectos y procesos internos | Bajo evaluación | Según los mecanismos de integración de cada plataforma |
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Información que participa | Mensajes de texto, notas de voz, imágenes y respuestas citadas de quienes escriben al número de la inmobiliaria. |
| Utilidad para el ChatBot | Es el canal donde ocurre la conversación. |
| Beneficio para la inmobiliaria | Conserva su número y su historial, y sus clientes no tienen que cambiar de canal. |
| Sincronización | En tiempo real; cada conversación queda visible en el panel de administración. |
| Requisitos a validar | Un número de WhatsApp, idealmente WhatsApp Business, dedicado a la atención, y un teléfono con ese número para la vinculación inicial mediante código QR. |
| Información que suministra el cliente | El número, los horarios de atención y el mensaje de bienvenida deseado. |
| Depende de la plataforma externa | Las políticas de uso de WhatsApp. La solución está diseñada para conversaciones de atención, no para envíos masivos; para campañas masivas, IAnalitics puede evaluar la API oficial de WhatsApp Business. |
Wasi
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Información que participa | Inmuebles publicados y disponibles (operación, tipo, ubicación, precio, características, fotos y enlace público), asesores, su agenda y clientes. |
| Utilidad para el ChatBot | Muestra inmuebles reales, responde por código, propone horarios libres y registra al cliente y la visita. |
| Beneficio para la inmobiliaria | Una sola fuente de verdad. Lo que el equipo actualiza en Wasi es lo que el ChatBot ofrece, y los prospectos y visitas quedan en el CRM que el equipo ya usa. |
| Sincronización | Consulta del inventario en el momento de cada conversación, para que la información esté siempre al día. El registro de clientes y visitas es opcional, viene apagado y lo activa la inmobiliaria. |
| Requisitos a validar | Un plan de Wasi que habilite el acceso de integración, inmuebles con estado y disponibilidad al día, y un asesor designado para recibir las citas. |
| Información que suministra el cliente | Autorización de acceso a su cuenta (por canal seguro), asesores que reciben citas, horario y duración de las visitas, y si se autoriza informar precios. |
| Depende de la plataforma externa | La disponibilidad del servicio de Wasi, las condiciones de su plan y la calidad de la información registrada. |
Finca Raíz
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Información que participa | La ficha pública de los inmuebles que la inmobiliaria tiene publicados: operación, tipo, precio, área, habitaciones, ubicación, descripción y fotos. |
| Utilidad para el ChatBot | Cuando un cliente envía un enlace de Finca Raíz, reconoce si el inmueble es de la inmobiliaria, responde con su información y lo relaciona con el inventario interno para agendar la visita del inmueble correcto. |
| Beneficio para la inmobiliaria | Los prospectos que llegan del portal reciben respuesta inmediata, sin que el asesor tenga que buscar el inmueble a mano. |
| Sincronización | Solo lectura. La solución no publica, modifica ni elimina anuncios. |
| Requisitos a validar | Acceso de integración habilitado por el portal para la cuenta de la inmobiliaria. |
| Información que suministra el cliente | La autorización ante el portal y los datos de su cuenta, gestionados por canal seguro. |
| Depende de la plataforma externa | Las condiciones del programa de integración del portal. Los inmuebles publicados por otras inmobiliarias no se identifican; en ese caso responde un asesor. |
Ciencuadras y Metrocuadrado
- Hoy: el ChatBot reconoce los enlaces de estos portales y los mensajes de contacto que generan. Atiende a la persona con seguridad, hace preguntas breves de perfil y avisa al asesor para que identifique el inmueble.
- Evolución: identificación automática del inmueble, como en Finca Raíz, sujeta a la ruta de integración y a los mecanismos que ofrezca cada portal.
- Requisitos a validar: si el portal ofrece acceso para integradores o exportación de publicaciones, y que la inmobiliaria tenga cuenta activa en él.
Otras plataformas
CRM comerciales, software de administración de arriendos, ERP contables, calendarios y sitios web pueden integrarse cuando ofrecen un mecanismo de integración documentado. Cada caso sigue la ruta para futuras integraciones.
Usuarios, claves y tokens de cualquier plataforma se entregan por un canal seguro acordado en la implementación; nunca por chat, correo abierto ni formularios públicos.
8Sincronización de propiedades
El ChatBot responde con la misma información que la inmobiliaria mantiene en sus plataformas. Durante la implementación, IAnalitics prepara esa información para que el asistente la use de forma confiable y siempre actualizada.
| Categoría de información | Para qué la usa el ChatBot |
|---|---|
| Identificación del inmueble | Reconocer el inmueble por código, enlace o referencia |
| Tipo de inmueble | Ofrecer solo lo que la persona busca: vivienda, comercio o lote |
| Operación | Separar arriendo y venta |
| Ubicación | Buscar por ciudad, zona y barrio; la dirección exacta se reserva para la cita |
| Precio | Respetar el presupuesto e informar valores reales |
| Características | Filtrar por habitaciones, baños, área, parqueadero y otros atributos |
| Disponibilidad | Ofrecer solo lo que está disponible |
| Fotografías | Mostrar el inmueble a través de su ficha o enlace |
| Descripción | Responder preguntas puntuales sobre el inmueble |
| Información comercial | Administración, condiciones y asesor responsable |
La información del ChatBot se mantiene al día con cada cambio en la fuente
↺ Cada cambio en la fuente se valida y se sincroniza de nuevo
Cada plataforma nombra y organiza sus datos a su manera; por eso la información pasa por un proceso de identificación, homologación, validación, sincronización y actualización. El detalle técnico de ese proceso es parte del trabajo de IAnalitics y se ajusta a cada fuente.
La calidad de las respuestas depende de la calidad del inventario. Los inmuebles deben tener estado, precio y ubicación al día en la plataforma de origen.
9Ruta para futuras integraciones
IAnalitics puede estudiar e implementar la conexión con las plataformas que la inmobiliaria ya usa. Cada integración sigue una ruta de diez etapas con dos puntos de decisión, para invertir solo en lo que es viable.
Toda nueva integración pasa dos decisiones antes de salir a producción
- 1. Identificación de la plataforma
- 2. Validación de mecanismos de integración disponibles
- 3. Revisión de documentación y capacidades
- 4. Definición de la información necesaria
- 5. Análisis de compatibilidad
Decisión: la integración es viable técnica y comercialmente
- 6. Diseño de la integración
- 7. Implementación
- 8. Pruebas
Decisión: las pruebas son satisfactorias
- 9. Validación con la inmobiliaria
- 10. Puesta en funcionamiento
La viabilidad depende de los mecanismos de integración que ofrezca cada plataforma y de la autorización del cliente. Los métodos que IAnalitics aplica en cada etapa hacen parte de su know-how y no se detallan en este manual.
Usuarios, claves y tokens de cualquier plataforma se entregan por un canal seguro acordado en la implementación; nunca por chat, correo abierto ni formularios públicos.
10Configuración del ChatBot
La configuración convierte la solución en el asistente propio de cada inmobiliaria. IAnalitics la realiza con la información del formulario de levantamiento y la inmobiliaria valida el resultado antes de salir a producción.
| Área | Qué se define | Ejemplo ficticio |
|---|---|---|
| Identidad | Nombre del asistente y a nombre de quién habla | Valentina, asistente virtual de Inmobiliaria Demo |
| Personalidad y tono | Cercano o formal, tuteo o usted, extensión de los mensajes, uso de emojis | Cercano, tuteo, mensajes cortos, sin emojis |
| Saludo y menú | Mensaje de bienvenida y opciones iniciales | Arrendar, comprar, consignar, inmueble publicado, cita, clientes actuales, personal interno |
| Horarios | Horario de atención y horario de visitas | Visitas de lunes a viernes y sábados en la mañana |
| Información de la inmobiliaria | Quiénes son, trayectoria, sedes y canales | Sede principal, líneas comercial y administrativa |
| Servicios | Arrendamiento, venta, administración, consignación, avalúos, proyectos | Arriendo y venta de vivienda y comercio |
| Zonas de operación | Ciudades, municipios y barrios donde trabaja | Dos ciudades y sus municipios vecinos |
| Tipos de inmueble | Apartamentos, casas, locales, oficinas, bodegas, lotes, fincas | Vivienda urbana y locales |
| Reglas comerciales | Requisitos del estudio, garantías, qué precios se pueden informar | Los precios solo salen del inventario |
| Preguntas frecuentes y objeciones | Respuestas aprobadas por la inmobiliaria | Mascotas, administración, parqueaderos |
| Flujos de conversación | Qué pregunta el asistente y en qué orden en cada ruta | En arriendo: canon, habitaciones y sector; luego muestra opciones |
| Transferencia a asesores | Qué casos se escalan y a quién | Negociación de precio, quejas, asuntos legales |
| Agendamiento | Asesor que recibe citas, duración y anticipación mínima | Visitas de 60 minutos |
| Reglas de atención | Lo que el asistente nunca hace | No confirma citas, no da la dirección exacta antes de la cita, no promete descuentos |
| Fuentes de información | De dónde toma el asistente lo que responde | Inventario, portales y documento de preguntas frecuentes |
La información del negocio pertenece a la inmobiliaria. La forma en que IAnalitics la convierte en instrucciones para el asistente, y las reglas de protección que agrega, hacen parte del know-how de IAnalitics.
La inmobiliaria ajusta por sí misma, desde el panel, los parámetros operativos: pausa del asistente, tiempo de espera, notas de voz, uso del catálogo, precios y agenda. Los cambios de guion, tono, flujos o reglas se solicitan a IAnalitics, que los prueba antes de publicarlos.
11Panel de administración y ajustes
El panel es la ventana del equipo a todo lo que pasa en el WhatsApp: conversaciones en vivo, intervención humana, métricas, consumo del plan y ajustes. Se abre con contraseña desde cualquier navegador.
Las capturas de esta sección son del panel real funcionando en un entorno de demostración con datos ficticios. Los teléfonos aparecen enmascarados y se omitieron campos técnicos.
Conversaciones y modo humano
- Lista de conversaciones con la última actividad y quién respondió: el asistente (IA) o el equipo (TÚ).
- Historial completo de cada conversación, con texto, transcripciones de voz e imágenes interpretadas.
- Modo humano con un clic: el asesor toma la conversación y escribe desde el panel, incluso con fotos. El asistente deja de responder en ese chat hasta que se le devuelva.
- Si el equipo responde desde el teléfono de la inmobiliaria, el asistente lo detecta y hace una pausa en esa conversación para no pisarse con el asesor.
Métricas
Para periodos de 7, 14 o 30 días: prospectos registrados, conversaciones, mensajes, tiempo medio de respuesta, actividad por día, embudo de conversión y las dudas más frecuentes de los clientes, agrupadas por la IA. Estas dudas son una fuente directa para mejorar avisos, fichas y respuestas.
Plan y consumo
La inmobiliaria ve en todo momento cuántas conversaciones lleva en su ciclo mensual, cuántas le quedan, la proyección al cierre y el detalle por persona atendida.
Ajustes del agente
Los ajustes se aplican en el siguiente mensaje, sin reiniciar nada:
- Estado del agente: activo o en pausa. En pausa, los mensajes siguen llegando al panel.
- Creatividad: respuestas más ceñidas al guion o más variadas.
- Tiempo de espera: segundos que el asistente espera por si la persona sigue escribiendo.
- Notas de voz: activar o desactivar su atención.
- Límites de volumen: topes que cuidan el número de la inmobiliaria frente a las políticas de WhatsApp.
En la tarjeta de catálogo y agenda, la inmobiliaria decide si el asistente busca en el inventario, si informa precios, si registra clientes y visitas, qué asesor recibe las citas, cuánto dura una visita y cuántos inmuebles muestra por respuesta.
Avisos y autovigilancia
El panel muestra avisos breves solo cuando algo lo justifica: actividad inusual en una conversación, vinculaciones repetidas del número o riesgos de pérdida de información. Además, la solución vigila su propio funcionamiento y puede avisar por WhatsApp a un responsable si el asistente deja de responder.
12Seguridad y protección de datos
La seguridad cubre tres frentes: quién entra al panel, cómo se cuida la información de los clientes y qué puede decir el asistente. Cada versión de la solución pasa pruebas automatizadas de seguridad antes de publicarse.
| Frente | Cómo se protege |
|---|---|
| Control de acceso | Panel privado con contraseña robusta, sesiones que vencen y bloqueo temporal ante intentos repetidos. Sin contraseña configurada, el panel no se abre. |
| Credenciales | Se guardan solo en el servidor, nunca vuelven al navegador ni aparecen en registros, y se entregan por un canal seguro. |
| Datos personales | Teléfonos enmascarados en reportes y acceso restringido al equipo autorizado. |
| Información pública y privada | El asistente usa solo información aprobada para el público. Datos de propietarios, contratos y finanzas no forman parte de sus respuestas, y la dirección exacta se comparte al confirmar la cita. |
| Comportamiento del asistente | Controles independientes del modelo de IA impiden inventar precios, enviar enlaces no autorizados, revelar instrucciones internas o seguir intentos de manipulación. |
| Integraciones | Mínimo privilegio: lectura por defecto y escritura solo con autorización. La solución nunca borra ni modifica inmuebles en las plataformas externas. |
| Continuidad | Autovigilancia, avisos al responsable y conservación del historial de conversaciones. |
| Uso responsable de WhatsApp | Ritmo de respuesta humano y límites de volumen para cuidar el número; sin envíos masivos. |
Tratamiento de datos personales. La inmobiliaria, como responsable del tratamiento, debe incluir el canal de WhatsApp en su política de tratamiento de datos y en sus autorizaciones, conforme a la Ley 1581 de 2012. IAnalitics trata la información en los términos que defina el contrato de servicio.
13Implementación y matriz de requisitos
Una implementación avanza en siete etapas, desde el levantamiento hasta la mejora continua. La inmobiliaria aporta el conocimiento de su negocio y sus accesos; IAnalitics, la configuración, las integraciones y las pruebas.
Levantamiento. La inmobiliaria diligencia el formulario de levantamiento y se reúne con IAnalitics.
Validación de integraciones. Se confirman las plataformas, sus mecanismos de integración y la calidad del inventario.
Personalización. IAnalitics configura identidad, tono, flujos, reglas y preguntas frecuentes.
Conexión. Se vinculan el número de WhatsApp, el inventario y la agenda.
Pruebas. Conversaciones simuladas, pruebas de seguridad y validación con la inmobiliaria.
Puesta en marcha gradual. Arranque con volumen moderado, acompañamiento cercano y ajustes.
Operación y mejora continua. Seguimiento de métricas, ajustes de guion y nuevas integraciones.
Matriz de requisitos
| Categoría | Información requerida | Responsable |
|---|---|---|
| Empresa | Información general, sedes, canales y horarios | Cliente |
| Operación | Procesos comerciales y administrativos | Cliente |
| Inventario | Información de propiedades actualizada en su plataforma | Cliente |
| Canales | Número de WhatsApp y canales de atención | Cliente |
| Integraciones | Plataformas utilizadas y autorizaciones de acceso | Cliente / IAnalitics |
| Personalización | Identidad del ChatBot, tono y mensajes clave | Cliente |
| Atención | Reglas de escalamiento y asesores responsables | Cliente |
| Datos personales | Política de tratamiento de datos que incluya el canal | Cliente |
| Tecnología | Validación de la integración | IAnalitics |
| Implementación | Configuración, conexión y pruebas | IAnalitics |
| Validación | Aprobación de las conversaciones de prueba | Cliente / IAnalitics |
| Capacitación | Uso del panel y del modo humano | IAnalitics |
14Formulario de levantamiento
Este formulario reúne lo que IAnalitics necesita para iniciar el proyecto con una nueva inmobiliaria. Escriba las respuestas en la columna de la derecha y marque las casillas que apliquen.
No escriba usuarios, contraseñas, tokens ni llaves de acceso en este formulario. IAnalitics coordinará su entrega por un canal seguro durante la implementación.
Puede imprimir esta página o guardarla en PDF (Ctrl + P) para diligenciar el formulario.
A. Información de la inmobiliaria
| Dato | Respuesta |
|---|---|
| Nombre comercial | |
| Razón social y NIT | |
| Ciudad principal | |
| Cobertura geográfica (ciudades, municipios, barrios) | |
| Sitio web | |
| Canales de atención actuales | |
| Horario de atención | |
| Contacto del proyecto (nombre, cargo, correo y teléfono) |
B. Información comercial
Servicios que ofrece:
- ☐ Arrendamiento
- ☐ Venta
- ☐ Administración de inmuebles
- ☐ Consignación
- ☐ Proyectos nuevos
- ☐ Avalúos
- ☐ Otros servicios
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Qué diferencia a la inmobiliaria de su competencia? | |
| Requisitos del estudio de arrendamiento y garantías aceptadas | |
| Condiciones comerciales que el asistente puede informar | |
| Condiciones que solo informa un asesor |
C. Inventario
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| Tipos de inmueble (apartamento, casa, local, oficina, bodega, lote, finca) | |
| Operaciones (arriendo, venta) | |
| Ciudades y zonas con inventario | |
| Número aproximado de inmuebles activos | |
| Características que más preguntan los clientes | |
| ¿El asistente puede informar precios? |
D. Canales
| Canal | Respuesta |
|---|---|
| Número de WhatsApp para el asistente | |
| ¿Es WhatsApp Business? ¿Quién usa hoy ese teléfono? | |
| Página web | |
| Redes sociales | |
| Otros canales |
E. Plataformas utilizadas
| Plataforma | ¿La usa? | Plan o versión | Responsable interno |
|---|---|---|---|
| Wasi | |||
| Finca Raíz | |||
| Ciencuadras | |||
| Metrocuadrado | |||
| CRM | |||
| ERP o software contable | |||
| Otras |
F. Procesos de atención
| Tipo de contacto | ¿Cómo se atiende hoy? | ¿Quién lo atiende? | ¿Qué debe hacer el ChatBot? |
|---|---|---|---|
| Prospectos de arriendo | |||
| Compradores | |||
| Propietarios que consignan | |||
| Vendedores | |||
| Arrendatarios con contrato | |||
| Propietarios con contrato | |||
| Proveedores | |||
| Asesores y personal interno |
G. Personalización del ChatBot
| Aspecto | Respuesta |
|---|---|
| Nombre del asistente | |
| Tono (cercano, formal, tú o usted) | |
| Personalidad | |
| Forma de saludo | |
| Horario de atención y de visitas | |
| Información que puede entregar | |
| Información que requiere intervención humana | |
| Situaciones que se transfieren a un asesor | |
| Asesores que reciben citas | |
| Responsable que recibe avisos del sistema |
H. Integraciones
| Plataforma | Mecanismo de integración disponible, si lo conoce | Contacto en la plataforma | Observaciones |
|---|---|---|---|
I. Firma
| Campo | Respuesta |
|---|---|
| Fecha de diligenciamiento | |
| Diligenciado por | |
| Revisado por IAnalitics |
15Hablemos de su inmobiliaria
IAnalitics tiene una solución especializada para inmobiliarias colombianas que se conecta con su ecosistema tecnológico y automatiza gran parte de la atención y la gestión inicial de clientes con inteligencia artificial. Su equipo deja de responder lo mismo cien veces y se concentra en mostrar inmuebles y cerrar negocios.
Siguiente paso: agende una demostración y reciba el formulario de levantamiento.
Agendar una demostración Conocer el ChatBot| Canal | Contacto |
|---|---|
| Sitio web | ianalitic.com |
| WhatsApp y teléfono | +57 320 666 37 12 |
| Correo | contacto@ianalitic.com |
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