Módulo de Contabilidad

1Cómo funciona el módulo

El módulo se apoya en una idea sencilla: quien opera el negocio registra sus documentos y la contabilidad se arma a partir de ellos. La persona que factura, paga un gasto o registra una compra no necesita conocer el plan de cuentas; la contadora revisa los asientos que el sistema genera, corrige lo que haga falta y emite los libros y estados financieros.

Tres reglas que no cambian

• Partida doble. Todo comprobante debe cuadrar: la suma de los débitos es igual a la suma de los créditos. El sistema no guarda un comprobante descuadrado.
• Nada se borra, se anula. Un comprobante errado se anula con un motivo obligatorio; queda guardado con quién lo anuló y cuándo, y deja de afectar los saldos.
• Un documento, un asiento. Cada comprobante generado guarda el documento del que nació. Un documento nunca se contabiliza dos veces, por más veces que se pulse Contabilizar.

Periodos

Los libros y estados se consultan por mes, como se presentan al revisor fiscal y a la DIAN. Todas las pantallas tienen un selector de mes y año; la fecha que decide en qué mes cae un movimiento es la fecha del documento (fecha de expedición o de emisión), no la fecha en que se digitó.

2Mapa del módulo

El menú lateral de Facturación reúne todo lo contable. Las tres opciones de configuración viven en Ajustes y solo aparecen a quien tiene permiso sobre el módulo Contabilidad.

3Qué se contabiliza solo y qué se registra a mano

Conviene tener claro este límite desde el principio: el sistema genera automáticamente los asientos de tres tipos de documento. Todo lo demás se registra con un comprobante manual en el libro diario.

Automático

Manual

4Permisos y roles

El acceso se define por perfil en Ajustes → Usuarios y Perfiles. El módulo Contabilidad tiene cuatro permisos que cubren también la facturación electrónica, las notas, el documento soporte y la nómina electrónica.

Los permisos Crear y Modificar también dejan de funcionar si la empresa alcanzó el límite de almacenamiento de su plan; el sistema lo informa con el mensaje «Límite de Plan Alcanzado».

5Plan de cuentas y asociaciones

Antes de contabilizar, el sistema necesita saber qué cuenta usar en cada caso. La configuración se hace una vez, en tres pantallas que se apoyan una en otra:

1. Plan de Cuentas. Se activan las cuentas del PUC que usa la empresa y se crean las subcuentas propias.

2. Cuentas Contables. Se asigna una cuenta a cada concepto automático (clientes, ingresos, IVA, proveedores…) y a cada caja o banco.

3. Categorías de Gasto. Se define a qué cuentas va cada tipo de gasto y cómo se distribuye entre áreas.

Cada pantalla solo acepta cuentas activas que admitan movimiento. Por eso el orden importa: primero se activa la cuenta, después se asocia.

5.1 Plan de Cuentas

Ajustes → Plan de Cuentas · Permiso: Ver para consultar; Crear, Modificar y Eliminar según la acción.

El catálogo base es el Plan Único de Cuentas (Decreto 2650) y viene cargado completo. Solo las cuentas que se activan aparecen al registrar movimientos y en los informes. Un plan corto es más fácil de manejar y evita errores de digitación.

Cómo se organiza el código

Las nueve clases son: 1 Activo, 2 Pasivo, 3 Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Costos de ventas, 7 Costos de producción o de operación, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de orden acreedoras.

Columnas de la pantalla

Cómo empezar: régimen y cuentas sugeridas

El selector Régimen admite Ordinario (renta, IVA y retenciones) o Simple (impuesto unificado que reemplaza renta e industria y comercio). El botón Activar sugeridas activa de una vez el conjunto que usa la mayoría de las empresas (caja, bancos, clientes, inventario, proveedores, impuestos, nómina, ingresos, gastos y costo de ventas) según el régimen elegido. No desactiva nada de lo que ya estuviera activo.

Reglas al activar, crear y eliminar

• Las clases y los grupos no se activan directamente: se habilitan solos al activar alguna de sus cuentas.
• Al desactivar una cuenta se desactivan también sus subcuentas y auxiliares.
• Los botones Activar toda la clase y Desactivar toda la clase actúan sobre la clase filtrada. Úselos con cuidado: llenan el plan con decenas de cuentas que quizá no se necesiten.
• Una subcuenta se crea bajo una cuenta de cuatro dígitos o más, y su código es el del padre más dos dígitos. Bajo 1110 Bancos se crea 111005. Por convención se numera de cinco en cinco (05, 10, 15…) para poder intercalar cuentas después.
• La subcuenta hereda del padre la naturaleza, la clase y el tipo de estado.
• Cuando una cuenta recibe su primera subcuenta pasa a agrupar: los movimientos se registran en la subcuenta.
• Las cuentas del PUC oficial no se eliminan, se desactivan. Solo se eliminan las propias y únicamente si no tienen subcuentas. Al eliminar la última subcuenta, el padre vuelve a admitir movimientos.

5.2 Cuentas Contables (asociaciones automáticas)

Ajustes → Cuentas Contables · Ver para consultar; Modificar para guardar.

Es la tabla que le dice al sistema en qué cuenta registrar cada tipo de operación. Cada fila tiene un concepto, el momento en que se usa y un campo donde se escribe el código (con lista de sugerencias y el nombre de la cuenta a la vista). Si una cuenta no está activa, la pantalla lo avisa con «Esta cuenta no está activa».

Los nombres y las descripciones exactos aparecen en pantalla; la columna «Cuenta de referencia» es solo una orientación con códigos habituales del PUC, no un valor predefinido. La contadora decide qué cuenta corresponde a cada concepto.

Cajas y cuentas del módulo de Ventas

Debajo de los conceptos hay una segunda tabla con las cajas y bancos que la empresa creó en el módulo de Ventas. A cada una se le asigna su cuenta contable (por ejemplo, Caja general → 110505, Bancolombia → 111005). Esto es lo que permite:

• que un gasto de caja descuente de la cuenta correcta y no de una cuenta genérica;
• que la conciliación bancaria sepa contra qué cuenta comparar el extracto.

Si dos cajas comparten la misma cuenta contable, la conciliación las trata juntas, igual que lo hace el libro mayor.

5.3 Categorías de Gasto

Ajustes → Categorías de Gasto · Crear para categorías nuevas; Modificar para editar.

La categoría guarda el criterio que antes ponía la contadora al preguntar «¿esto qué es?». Al registrar una compra o un gasto solo se elige la categoría y el asiento sale solo.

Cada cuenta con porcentaje mayor que cero debe existir, estar activa y admitir movimientos; de lo contrario el sistema rechaza el guardado y lo vuelve a verificar al contabilizar. Las categorías se editan pero no se eliminan. Las mismas categorías se ofrecen en Ventas → Gastos.

Cómo se encadenan las asociaciones

6Registro de documentos: el lado del usuario

Este capítulo describe qué llena la persona que opera el sistema y qué asiento produce cada documento. Los códigos de cuenta de los ejemplos son ilustrativos: el sistema usa los que se configuraron en el capítulo 5.

6.1 Factura de venta

Facturación → Nueva factura

Qué pasa al guardar

1. La factura se guarda con estado NO EMITIDA, se firma con el certificado de firma digital de la empresa y la plataforma la envía directamente a la DIAN. Mientras la empresa no esté en producción para la factura, queda NO EMITIDA y no se envía (ver el manual de Facturación electrónica DIAN).

2. Si la DIAN la acepta pasa a EMITIDA. Si algo falla queda en ERROR y se puede reintentar desde el detalle (solo en estado ERROR).

3. Una factura EMITIDA no se puede eliminar; se corrige con una nota crédito.

4. Cuando se contabiliza el mes, solo las facturas en estado emitida, aceptada, pagada o validada generan asiento.

Asiento que genera (comprobante FE)

El tercero del asiento es el cliente (nombre y NIT) y la referencia es el número de la factura, prefijo incluido. Si la base no aparece o es mayor que el total, el sistema toma el total completo como ingreso y no registra IVA.

6.2 Gasto de caja menor

Ventas → Gastos → Ingresar gasto · Permiso de Ventas: Crear

Los gastos anulados en Ventas no se contabilizan. Si la categoría tiene una cuenta inactiva o sin asignar, ese gasto queda en la lista de omitidos con el motivo, y el resto del mes se contabiliza con normalidad.

6.3 Factura o cuenta de cobro recibida

Facturación → Compras y gastos → Registrar documento · Crear (al editar: Modificar)

Es la pantalla que reemplaza la planilla que se le entregaba a la contadora cada mes. Cada documento se registra una vez, con todo lo que se necesita para contabilizarlo.

Estados de un documento

Asientos que genera

Ejemplo: factura de $500.000 más IVA 19 % ($95.000), retefuente de $20.000, distribuida 70 % administración y 30 % ventas, ya pagada desde el banco.

Cuando hay varias áreas, el último tramo absorbe el redondeo para que la suma cuadre exactamente con la base. El egreso lleva la fecha de pago; la causación, la fecha de expedición.

Bloqueo tras contabilizar

6.4 Rutina mensual del usuario

1. Emitir las facturas de venta en Facturación y confirmar que ninguna quede en estado ERROR.

2. Registrar cada gasto de caja en Ventas → Gastos con su categoría.

3. Registrar en Compras y gastos cada factura o cuenta de cobro recibida, con su soporte adjunto y, si ya se pagó, la fecha y la cuenta de pago.

4. Cuando se quiera, pulsar Contabilizar el mes en Compras y gastos o Contabilizar documentos en el libro diario. Puede hacerse tantas veces como se quiera: solo procesa lo pendiente.

5. En Conciliación bancaria: importar el extracto del banco y adjuntar el PDF de conciliación del mes.

6. Avisar a la contadora que el mes está listo para revisión.

7Revisión de la contadora

El orden que sigue funciona como cierre mensual: de lo más cercano al documento a lo más agregado. Cada paso indica dónde mirar y qué debe comprobarse.

7.1 Proceso de revisión del mes

1. Elegir el periodo. Mes y año en cualquier pantalla del módulo.

2. Contabilizar lo pendiente. En el Libro diario, un aviso amarillo indica cuántas facturas y gastos del mes están sin contabilizar. Use Contabilizar documentos. El resultado informa cuántos comprobantes se generaron y lista los omitidos con su motivo: revíselos, porque son documentos que no entraron a los libros.

   Repita lo mismo en Compras y gastos con Contabilizar el mes; la tarjeta Sin contabilizar debe quedar en cero.

3. Revisar Compras y gastos. Para cada documento compruebe: categoría, distribución, base, IVA, retenciones, etiqueta no deducible y que tenga soporte adjunto. Las tarjetas de resumen dan documentos, base, IVA y total del mes.

4. Revisar comprobante por comprobante. En el Libro diario, filtre por tipo (FE, C, E…) y abra cualquiera con un clic para ver sus líneas, sus totales y quién lo registró.

5. Registrar lo manual. Cobros (RC), costo de ventas, nómina, notas crédito, depreciaciones y ajustes, con Comprobante manual (capítulo 8).

6. Verificar el libro mayor. Debe mostrar «Contabilidad cuadrada»: débitos iguales a créditos y suma de saldos igual a cero (capítulo 9).

7. Conciliar el banco. Resuelva lo que aparezca en «En el banco, sin registrar» y en «En contabilidad, sin aparecer en el banco» (capítulo 12).

8. Emitir los estados. Estado de resultados y situación financiera del mes. El balance debe indicar que cuadra (capítulos 10 y 11).

9. Imprimir y firmar. Cada libro y estado tiene Imprimir con encabezado de empresa, NIT y periodo; los estados incluyen los espacios de firma del Representante Legal y del Contador.

7.2 Puntos de control

7.3 Cómo corregir un error

Un gasto ya contabilizado que luego se anule en Ventas tampoco anula su comprobante: la contadora debe anularlo en el libro diario.

8Libro diario

Facturación → Libro diario · Ver para consultar; Crear para contabilizar y registrar; Eliminar para anular.

Es el registro cronológico de todos los movimientos del mes, una fila por línea contable. Se alimenta de los documentos contabilizados y de los comprobantes manuales.

Qué se ve

Filtros: mes, año, tipo de comprobante y casilla Incluir anulados. Los anulados se muestran tachados, no suman en los totales y conservan el rastro de lo ocurrido.

Tipos de comprobante

Cada tipo lleva su propio consecutivo continuo, que no se reinicia cada mes.

Comprobante manual

Se abre con Comprobante manual. Sirve para todo lo que el sistema no contabiliza solo.

Un marcador muestra en vivo los totales y la diferencia; el botón Guardar permanece deshabilitado hasta que los dos lados sean iguales y mayores que cero.

Anular un comprobante

Desde el detalle del comprobante, Anular pide el motivo (obligatorio). El comprobante queda con estado Anulado, su motivo, quién lo anuló y cuándo. Deja de afectar el libro mayor y los estados financieros, pero sigue visible en el libro diario con la casilla Incluir anulados.

9Libro mayor

Facturación → Libro mayor · Ver

Resume, para cada cuenta, con qué saldo llegó al mes, cuánto se movió y con qué saldo termina. Agrupa en la cuenta de cuatro dígitos, aunque los registros se hagan en subcuentas o auxiliares más detallados. Emite el corte «al último día del mes».

Cómo se leen los saldos

El signo se toma de la clase de la cuenta, no de la cuenta individual:

• Clases 1, 5, 6, 7 y 8 aumentan por el débito.
• Clases 2, 3, 4 y 9 aumentan por el crédito.
• Un saldo negativo indica saldo contrario al normal. Una depreciación acumulada, por ejemplo, aparece restando dentro del activo.

Comprobación de cuadre

Al pie, el sistema verifica dos cosas: que los débitos sean iguales a los créditos y que la suma de los saldos —restando las clases acreedoras— dé cero. Es la comprobación que se hace antes de emitir los estados financieros. Si algo no coincide, muestra una alerta en lugar del mensaje «Contabilidad cuadrada».

Filtrar y profundizar

• Filtro por cuenta. Un código parcial incluye todas las cuentas que empiecen por él: 11 muestra todo el disponible; 1105, solo caja.
• Auxiliar por cuenta. Al abrir una cuenta se ve su detalle cronológico con el saldo corriente después de cada movimiento, y el comprobante que lo originó.

10Estado de resultados

Facturación → Estado de resultados · Ver

Muestra si la empresa ganó o perdió en lo corrido del año. Es acumulado desde el 1 de enero hasta el último día del mes elegido; el encabezado lo indica («Período que terminó el…») y se expresa en pesos colombianos.

Estructura

La sección «Otros ingresos y egresos» solo aparece si hay movimientos en ellos. Cada renglón lista las cuentas de cuatro dígitos con saldo, y cada sección tiene un signo de ayuda que explica su contenido.

11Estado de situación financiera

Facturación → Situación financiera · Ver

Es la foto de la empresa a la fecha de corte: qué tiene (activo), qué debe (pasivo) y qué pertenece a los socios (patrimonio). A diferencia del estado de resultados, acumula desde el inicio de la contabilidad, no desde enero.

El resultado del ejercicio no está en una cuenta del balance: se toma de la utilidad neta del estado de resultados y se suma al patrimonio, de modo que ambos informes siempre concuerdan. El sistema verifica que Activo = Pasivo + Patrimonio (con tolerancia de un centavo por redondeo) y lo indica al pie, o muestra la diferencia en pesos.

12Conciliación bancaria

Facturación → Conciliación bancaria · Ver para consultar; Crear para importar y adjuntar

Compara lo que dice el banco contra lo que tiene registrado la contabilidad en esa misma cuenta. Lo que aparece en ambos queda conciliado; lo que aparece en uno solo es justamente lo que hay que revisar.

Paso a paso

1. Elegir mes y cuenta. La lista muestra las cajas y bancos del módulo de Ventas ya asociados a una cuenta contable (sección 5.2). Si no hay ninguna asociada, se ofrecen las cuentas activas del grupo 11.

2. Importar el extracto. Archivo Excel (.xlsx) o CSV descargado de la sucursal virtual del banco.

3. Revisar el resultado. Cuatro tarjetas resumen y tres listados.

4. Adjuntar el PDF de conciliación del mes. El documento final que se entrega a la contadora queda archivado como respaldo; solo se guarda, no se procesa su contenido.

Cómo se lee el extracto

• El sistema busca en las primeras filas el encabezado y reconoce las columnas por nombre: fecha, monto o valor, descripción, detalle o concepto y, opcionalmente, observación, explicación o nota.
• La fecha puede venir como 20260729, como texto o como fecha de Excel.
• Las salidas de dinero deben ir con signo negativo (o entre paréntesis). Acepta formatos como 1.234,56 y 1234.56.
• Las filas sin fecha o sin monto, o con monto cero, se ignoran.
• Un movimiento con la misma cuenta, fecha, monto y descripción no se importa dos veces; el resultado informa cuántos fueron nuevos y cuántos repetidos.

Cómo se emparejan los movimientos

Cada línea del extracto se busca entre los movimientos contables de la misma cuenta y el mismo mes. Se considera pareja si el valor coincide (tolerancia de dos centavos) y la fecha difiere hasta cinco días; si hay varias candidatas, se toma la más cercana en fecha. Cada movimiento contable se empareja una sola vez. Un débito en la cuenta cuenta como entrada de dinero y un crédito como salida.

Cómo se lee el resultado

La conciliación es una herramienta de cruce: no crea asientos por sí misma. Lo que resuelve se registra con un comprobante manual y, al volver a abrir la pantalla, el movimiento ya aparece emparejado.

13Documentos electrónicos y activación ante la DIAN

El menú también incluye los documentos que la plataforma firma con el certificado de la empresa y transmite directamente a la DIAN. Ninguno de ellos genera asiento contable automático (ver capítulo 3), pero sus datos son insumo de la revisión.

Habilitación ante la DIAN

La empresa se habilita como facturador electrónico con el software de IAnalitics en la modalidad de software propio: firma con su propio certificado y la plataforma transmite directamente a la DIAN. Mientras un documento no esté en producción, el panel de Facturación muestra la tarjeta de habilitación con lo que falta:

• Datos tributarios de la empresa en Ajustes → General.
• Certificado de firma digital a nombre de la empresa (archivo .p12 o .pfx, o la solicitud .p10/.csr que genera la plataforma).
• Software registrado en el portal de la DIAN para cada documento, con su Software ID, PIN y TestSetId.
• Set de pruebas enviado desde la plataforma y aceptado por la DIAN.
• Producción activada y numeración (prefijo y rango) traída de la DIAN.

Si la empresa aún no tiene certificado, desde la misma tarjeta adjunta los documentos para tramitarlo: documento de identidad del representante legal, RUT completo y, si es persona jurídica, certificado de existencia y representación legal de máximo 30 días. Los archivos se guardan de forma privada y se consultan con enlaces temporales, porque pueden contener cédulas y RUT.

14Cómo rastrear una cifra

Dónde mirar para rastrear cualquier cifra de un libro o de un estado hasta el documento que la originó.

Guía de consulta rápida

15Mensajes del sistema y qué hacer